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社内のチャットツールにSlackを採用したらこうなった

TIPS

蔵下 雅之

みなさんは社内でどのようにコミュニケーションをとっていますか? 直接会って話せればいいのですが、メンバーが打ち合わせなどで社内にいないときオンラインでやり取りすることになるかと思います。

メール、Skype、SNSのメッセージなどなど。

私たちも様々な方法を試してきて、一時期Facebookメッセージに落ち着いていました。
1対1でプライベートなやりとりもでき、グループを作ってメンバーを追加しグループで会話することもできる。
ですが、いくつか欠点がありました。

  • 仕事関係のユーザと友達関係のユーザのメッセージが混在してしまう。
  • メッセンジャーでアップロードされたファイルの確認が不便(ダウンロードしないと確認できない)
  • スマートフォンにpush通知が大量に飛んでくる。

たどり着いたのがSlack

Slackのロゴ

Slackとは、チャットツールです。
日本語には対応していませんが、UIがシンプルなので使いやすいです。
スマートフォンアプリ(Android・iOS対応)もあるので外出先からチャットすることもできます。

Slackには下記のような特徴・機能があります。

チャンネル

チャンネルのキャプチャ

Facebookメッセージで言うグループにあたります。
話したい内容やプロジェクトごとにチャンネルを作り、メンバーを招待。
そのままチャンネル内で会話開始!
簡単に言うと部屋みたいなものです。

ちなみに弊社ではこんな感じの命名ルールで運用しています。

  • general(業務連絡用)
    デフォルトで提供されているチャンネルの1つです。
    全体連絡・情報共有が主な内容となります。

    例)◯月✕日全体会議の議事録です。確認してください。
    例)来週月曜資源ごみだから金曜のうちにまとめておいてね。

  • random(雑談用)
    こちらもデフォルトで提供されているチャンネルの1つです。
    他のチャンネルではやりとりしないような、ライトなネタ・雑談で使ってます。

    例)今日知り合いの方と八幡の駅前でランチするんですが、時間ある人一緒にどうです?
    例)八幡の駅前で◯◯◯◯(芸能人)とすれ違った!!!

  • attendance(出退勤管理用) 出退勤管理用のチャンネルです。

    例)明日朝打ち合わせ直行なので、会社到着昼くらいになります。
    例)中野の島忠よっていくので、11時頃会社着です。

  • sales(営業用)
    営業管理用のチャンネルです。
    新規案件相談の情報共有が主です。

    例)◯◯◯社から案件の引き合いありました。うぇーい!

  • w_xxxxx(各種案件・プロジェクト用)
    「案件相談ありました」「担当アサインどうしよう」あたりの話題は上記のsalesチャンネルでやりとり進めていくんですが、具体的に案件が進んでいくと担当スタッフだけでの個別チャンネルを作成して、やりとりを進めていくことになります。
    そこで各案件名をつけたチャンネルを用意していくことになるのですが、 現在弊社では「w_」を案件名の前につけてチャンネル名にしています。
    当初は何も考えずに、案件名=チャンネル名でどんどんチャンネルを作っていったのですが、「slackの左メニューのチャンネル一覧が見づらいな・・・」ということに気づきました。

    よく見てみると、どうやらslackのチャンネル一覧の表示順番は上からabc順のようです。 ですので、案件用のチャンネルについては「w_」というプレフィックスを付ける運用ルールとすることにしました。(worksのwです)

    こうすることにより(ざっくりですが) 上の方⇒今までご紹介したような(基本)全員が参加しているチャンネル 下の方⇒担当しているスタッフのみが参加している案件チャンネル と整理できました。

    今のところ不自由ないので、この運用で進めています。 (x, y, zから始まるチャンネル作ると破綻しますが(笑))

チャンネルごとに通知状態を選べる

通知設定のキャプチャ

チャンネル名横にある▼をクリック > Channel Notification Preferences
デスクトップ通知、スマートフォンでの通知で設定を分けられる。
Only when one of my Highlight Words is usedを選択すると、名指しでコメントが入った場合のみ通知してくれる。

いろんなサービスと連携できる

いろんなサービスと連携できます

弊社ではDrapboxを使用しているので、Slackと連携させています。
そうすることで、Drapbox内にあるファイルを共有することができ、オンラインでファイルを確認することができるようになります。

絵文字のイラストがハイセンス

ハイセンスな絵文字

まだ一度も使ったことないですが、恐ろしいアイコンです。。。
(使いどころがわからない。。)

Slackを使ってみて・・

1か月ほどSlackを導入してみて

  • メール数が面白いほど減った。
    (特に全メンバーが参加しているallメールを使わなくなりました)
  • アップロードされたファイルの閲覧が楽になりました。
  • push通知が若干減った

push通知に関しては、アサインされている案件のコメントはスルーできないため仕方ないですね。

まとめ

まだ導入してから1か月なので全てのサービスとの連携などができていないですが、他にも面白いことができそうです。
みなさんもメール数がえらいことになっていましたらぜひ試してみてください。